Découvrez comment STATION F a attiré encore plus de participants grâce à Hopin

Découvrez comment STATION F a attiré encore plus de participants grâce à Hopin
ORGANISER UN ÉVÉNEMENT D'UN NOUVEAU GENRE

Un événement hybride organisé avec Hopin

STATION F est le plus grand campus de start-up au monde. Installé à Paris, dans la halle Freyssinet, il accueille aujourd’hui un peu plus de 1000 start-up et leurs 3000 et quelques employés. Cet campus propose également une trentaine de programmes pour accompagner les entrepreneurs. Par ailleurs, STATION F profite de ses 34 000 m² pour organiser de nombreux événements, des tables-rondes et des conférences.

La plus connue de ces conférences est sans conteste « F for Femme ». Il reflète l'engagement de STATION F à œuvrer pour l'inclusivité. Les attentes étaient grandes pour 2021, c'est pourquoi STATION F a choisi Hopin : séduite par l'efficacité de la plateforme, elle leur a permis d'organiser un événement hybride, qui pourrait avoir lieu quelles que soient les circonstances.

Dès les débuts de l’organisation, l’équipe événementielle de STATION F a pu apprécier la facilité de prise en main de l’outil pour le paramétrage de l’événement. Quatre personnes y ont travaillé (un chef de projet, deux coordinateurs et un régisseur technique) et bien qu’elles n’aient rencontré aucun problème particulier, elles étaient ravies de pouvoir s’appuyer sur le service d’assistance d’Hopin et le soutien quotidien apporté par leur interlocutrice unique, et ce jusqu’au jour J.

"L'avantage du format hybride est qu’il nous a permis d'avoir des invités qui viennent du monde entier. Peu importe le fuseau horaire ou le continent puisqu’ils n’ont pas eu à se déplacer. Cela nous a notamment permis d’avoir Melissa Moore, de Moderna, venant des États-Unis, et Christine De Wendel, la CEO de Sunday US, qui était d’ailleurs au Mexique à ce moment-là." –Nicolas Peigné, Events Manager, STATION F

"En termes d'expérience hybride, on avait imaginé que nos participants à distance se sentiraient comme dans la salle, comme s'ils étaient avec nous dans la salle et qu'ils se sentent capables d'interagir avec nos speakers et les autres invités à la conférence."

Nicolas Peigné
Events Manager, STATION F
C'EST L'HEURE DU SPECTACLE

Place aux femmes

Après un discours d’ouverture de Roxane Varza, l’événement était organisé autour de quatre panels : espace, santé, finances et réchauffement climatique. Animés par différents modérateurs, ils ont accueilli tous entre trois et quatre speakers. En parallèle, ils étaient complétés par des fireside chats, eux-aussi modérés.

"F for Femme, c'est un événement qui a pour but de mettre en avant des femmes influentes dans le monde de la tech. Ce n'est pas une conférence sur le féminisme, c'est une conférence sur la tech où les femmes sont mises en avant." –Nicolas Peigné, Events Manager, STATION F

Les intervenantes de cette édition étaient : 

  • Melissa Moore, Chief Scientific Officer de Moderna
  • Claudie Haigneré, scientifique, astronaute et première femme européenne dans l'espace
  • Rachael Palmer, Head of VC and Startup Partnerships chez Google 
  • Christine De Wendel, fondatrice et CEO US de Sunday
  • Tracy Chou, CEO de Block Party

Interrogées sur leur expérience, les speakers qui n’étaient pas sur place ont mis en avant la facilité d’utilisation : elles n’ont même pas eu besoin d’un compte pour se connecter à l’événement et participer. Elles ont également apprécié la fluidité du streaming qui leur a permis de prendre la parole comme elles l’auraient fait sur une scène. Cette impression était d’autant plus forte que l’incrustation vidéo, sur un fond STATION F, a été une vraie réussite, créant une sensation de proximité. Les intervenants comme les participants ont été surpris de sa qualité et de son réalisme.

"Nous voulions vraiment que les participants à distance aient l’impression d’être dans la salle avec nous, qu'ils soient capables d'interagir avec nos speakers." –Nicolas Peigné, Events Manager, STATION F

Les sponsors ont également répondu présents, avec notamment Tik-Tok, Visa, Enfius et Idemia. Dans la salle virtuelle Hopin, créée par l’équipe événementielle de STATION F, ils étaient regroupés sur deux booths tandis qu’un troisième était entièrement dédié à Hopin.

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Hopin a permis à STATION F d’allier le meilleur des deux mondes

Pour STATION F, il était important que cette deuxième édition soit à la hauteur des attentes, après une première édition réussie et l’annulation en 2020. Un vaste travail de communication sur les réseaux, le site internet de l’incubateur et ses trois différentes newsletters a permis de diffuser l’information. Les participants se sont inscrits en nombre, aussi bien en présentiel qu’en distanciel. 

Durant l’événement, les fonctionnalités offertes par Hopin ont permis de stimuler l’engagement des participants en distanciel. Si les sessions de questions/réponses ont été l’exemple le plus cité dans les questionnaires de satisfaction, STATION F a également apprécié de bénéficier des outils suivants :

  • Personnalisation: tous les éléments visuels avaient été personnalisés pour refléter l’image de STATION F et de ses partenaires
  • Modération: les modérateurs avaient été choisis en interne, parmi les membres de l’équipe de STATION F ou recrutés spécifiquement pour l’occasion, afin de sélectionner les questions les plus pertinentes et d’animer les débats
  • Chat: les fonctionnalités de conversation en direct ont permis de créer aux participants en distanciel du lien et de poser des questions lors des panels
  • Booths: l’équipe de STATION F avait regroupé ses sponsors sur deux stands virtuels tandis qu’un troisième était entièrement dédié à Hopin
  • Outils d’analyse: Hopin propose des statistiques en direct permettant de mesurer l’engagement des participants inscrits en ligne

"Une fois que l'événement a commencé, je me suis rendue compte assez rapidement que c'était facile d'utilisation [Hopin], que c'était facile à prendre en main. La navigation était simple. Vraiment, en fait, il n'y a eu aucun couac pendant le déroulé de l'événement."

Nicolas Peigné
Events Manager, Station F
RÉSULTATS

Des idées pour l’avenir

Avec plus de 350 participants, dont une soixantaine en ligne, l’organisation hybride a permis de toucher un public plus large, et venu d’horizons différents. En outre, une fois la conférence terminée, les enregistrements ont été post-produits et publiés sur la chaîne YouTube dédiée à F for Femme. Ces vidéos totalisent déjà près de 1000 vues.

Déjà séduit par la facilité d’utilisation de Hopin, l’équipe de STATION F a pu se rendre compte que cet outil était bien plus qu’une solution de secours dans une période où l’incertitude règne. Alors que les gens ont envie de se retrouver, de participer en présentiel autant que possible, cette plateforme présente tous les atouts pour donner une autre dimension aux événements.

L’excellent taux de satisfaction, autant de la part des intervenants que des participants à distance, confirme que Hopin permet de repousser les limites. Avec un programme événementiel particulièrement riche, STATION F dispose donc maintenant d’un atout supplémentaire pour créer de l’engagement et rester à la pointe des tendances technologiques.

"Utiliser Hopin a permis à notre événement de passer au niveau supérieur, de répondre aux attentes du public d’aujourd'hui, c’est-à-dire d'avoir un événement hybride ou, du moins, un replay de qualité afin que ceux qui n’ont pas pu y assister puissent tout de même le visionner." –Nicolas Peigné, Events Manager, STATION F

300

Participants sur place

63

Participants sur place

4.5/5

Taux de satisfaction pour les participants

4.7/5

Taux de satisfaction pour les speakers

"Une fois que l'événement s'est fini, on était hyper content. Forcément, tout s'est bien passé, les invités étaient contents. Les speakers étaient contents. Le format s'est bien passé."

Nicolas Peigné
Events Manager, STATION F

Lots of virtual audience buzz

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